Pero antes de pasar a mi definición de gestión de eventos, escuchemos lo que Google tiene para decir sobre este tema.

 

Y ahora mi definición: UN LOBO DE OCHO TENTÁCULOS.

 

1 – EL EVENTO YA COMENZÓ

 

El evento comienza al momento de la adjudicación y no en la fecha del acontecimiento en sí.

Sin embargo, hay que negociar para cumplir presupuestos.  Innovar y arriesgar para sorprender.  Delegar responsabilidades.  Mantener al cliente informado y sereno. Además, hay que mover todas las piezas de la máquina a tiempo y horas, desde la aprobación del proyecto hasta el final del desmontaje.

 

2 – PIES SOBRE LA TIERRA Y OÍDOS EN TODOS LADOS

 

La experiencia enseña a anticipar casi todos los problemas, mientras el plan está en marcha. Tratamos con imprevistos todos los días.  Es parte de nuestro rol saber actuar de forma flexible  en la búsqueda de soluciones que nos hagan superar obstáculos sin comprometer el resultado final.

Lo bueno de los imprevistos es que nos desvían del camino más cómodo y nos obligan a mirar alrededor antes de dar el siguiente paso. Aunque, a menudo, este paso que proviene de una ‘limitación’, puede representar un giro positivo.  Además de que el resultado, que si bien es diferente, puede ser más creativo y más eficaz.

El secreto para encontrar este tipo de soluciones se basa en dos premisas: ser realista y saber escuchar.

De esta manera, juguemos con lo que tenemos y en el tiempo que tenemos.  Por este motivo, siempre que nos entusiasmamos con una idea que parece ser la solución a nuestros problemas, es bueno mantener `los pies sobre la tierra’ y analizar todos los factores de impacto hasta confirmar su viabilidad.

Por otro lado, ninguna información es secundaria.  Debemos ser siempre buenos oyentes. A veces la solución puede estar a la mano en nuestra memoria (o notas).  Por ejemplo, en referencias de conversaciones con colegas. O en reuniones con proveedores.  Visitas a espacios. Y también, en sugerencias de socios o cualquier otro tipo de intercambio de información.

Saber retener todo lo que está relacionado a nuestra área es una capacidad que debemos poner en práctica a diario.

 

3 – EL NOVENO TENTÁCULO DEL EVENTO

 

Siempre que sea posible, debemos identificar un miembro del equipo que actúe como nuestro `brazo derecho’. Mirando hacia atrás, me doy cuenta que lleve a cabo algunos proyectos de complejidad considerable donde solo yo tenía conocimiento sobre algunos detalles y sobre la implicación de los mismos en el desarrollo del evento.  Esto es una irresponsabilidad/ingenuidad que puede obstaculizar el servicio que prestamos.  O incluso el trabajo de todo un equipo que, por lo tanto, puede perjudicar el objetivo final del evento en sí.

Volviendo al tema de los imprevistos, nadie está libre de tener mala suerte el día de un evento importante, de ahí la importancia de un “yo” suplente. O, en caso no sea posible, deben compartirse todos los detalles que sean relevantes a la alineación.

En cualquier caso, nunca hay que olvidar que en esta área trabajamos momentos, y por lo tanto, no se puede `repetir’ o volver atrás un momento mal logrado.

 

4 – LA MANADA

 

El éxito de un evento depende estrictamente de un rol de actores de diferentes áreas. Así, en el proceso de planificación, es imprescindible que todos los miembros se relacionen y comuniquen entre sí. Al final,  la confianza forma parte de un equipo cohesivo y enfocado en el mismo propósito.

En el día del evento, el equipo ya debe funcionar en modo “manada”.  Es decir, todos los miembros deben respetar el liderazgo, no solo enfocados en el objetivo final, sino también atentos al bienestar de todos los miembros.

 

5 – YO, EL CLIENTE Y TODOS LOS DEMÁS

 

Es probable que durante la planificación el gestor haya creado una relación de proximidad y confianza con el cliente. En el caso que sea el primer evento que se realiza con un cliente, podemos sorprendernos al momento de implementar todo aquello que minuciosamente preparamos.  La ansiedad y el estrés pueden atrapar incluso a las personalidades más afables.

De hecho, gestionar un cliente durante los montajes puede ser la tarea más difícil de todo el proceso.  No solamente debemos filtrar la información que pasamos, sino también establecer barreras para no dejar que el cliente desoriente a la manada.

No olvidar que también es importante recordar a nuestros proveedores que el cliente somos nosotros y, como tal, debemos ser exigentes.  Pero, ante todo, debemos comunicar con claridad y serenidad, y evitar al máximo transmitir ansiedad que fácilmente puede interpretarse como falta de confianza.

También ayuda mucho tener la consideración de relacionarse con todos, incluso con los que se unen solo en el ensayo final. Esto me lo enseñó una cliente que, para mi asombro, cuando llegó a los montajes quiso saludar a todos los que trabajaban en el evento.

Se presentó y saludó a todos los empleados del catering, a todos los técnicos del control, a las seguridades, al equipo de limpieza, al equipo de Internet, a los promotores y a otros.

Al principio me generó mucha impaciencia ya que teníamos que juntarnos para cerrar la alineación. Mientras la observaba tratando de mantener la calma, me di cuenta de que yo que estaba trabajando allí hacía más de 9 horas, no había tenido la misma consideración. Me avergoncé. Perder unos minutos con las personas con quienes estamos contando es de hecho un acto básico y esencial, principalmente para quien pretende liderar.

Aprovechamos los montajes para empezar a llamar a todos por su nombre.  Ante todo, es una manada de personas.

 

6 – LA RESACA / POSEVENTO

 

Después de tanto tiempo involucrados en un proyecto, el evento en sí pasa en un instante, en un abrir y cerrar de ojos.  Sin duda es la resaca más larga de siempre. El final de un evento deja inevitablemente un vacío pero nos mantiene estúpidamente preocupados y en alerta incluso una vez terminado. Aun así, aunque todo haya transcurrido estupendamente y que volvemos a casa llenos de elogios y momentos memorables, no estamos exentos de tener una pesadilla o que pasados del cansancio soñemos con los más espeluznantes escenarios.

Por ejemplo, soñamos qua la lluvia cae en el medio de la platea. O que hay un fallo de energía en el recinto. Los promotores huyen durante el pico de la acreditación.  Un vaso se parte durante el discurso del orador principal.  La comida es solamente razonable.  El bar contratado no es suficiente.  El sonido del micrófono hace eco.  O incluso, la señal de Internet falla lo que imposibilita la videollamada en escena con la aclamada estrella que no pudo estar presente.

Nos levantamos sobresaltos y descubrimos con alivio nada de eso sucedió.

Que el evento ya pasó. Y que todavía nos duelen los pies de los kilómetros que hicimos hacia atrás y hacia adelante, agitando nuestros ocho tentáculos con batutas de maestro garantizando que: a las 19:23 h la luz cambie a azul.  Las sillas se  retiren de escena en menos de 30 segundos.  El cliente encuentre una segunda copia de su discurso escondida en el palco ya que no estaba la primera en su bolsillo. El promotor que estaba bostezando se vaya a descansar. Alguien le lleve un paracetamol al técnico de sonido que se quejaba de dolores de cabeza. Los aperitivos estén calientes y los delantales sin arrugas.  El artista invitado tenga a un conductor en la puerta a penas se retira del escenario.

Entre otras proezas de las cuales no nos queremos jactar.

Y así estamos 2 o 3 días, dependiendo de la intensidad y período de preparación de esta serie de episodios, que forman parte de un evento.

 

7 – CONCLUSIÓN

 

En cualquier caso, los eventos siempre dan resaca, más o menos intensa.

Los buenos eventos dan tanta resaca como suficiente energía para abrazar al próximo evento.

 

Finalmente, les dejo los tres  eventos que más me gustaron hacer:

Eventos

ONCE IN FADO

 

Eventos

GOOGLE HOME LAUNCH

 

Eventos

PRESENTE NO FUTURO – PORTUGAL EUROPEO. Y AHORA?