Mas, antes de passarmos à minha definição de gestão de eventos, vamos ouvir o que o Google nos tem para dizer sobre este assunto.
E agora a minha definição: UM LOBO DE OITO TENTÁCULOS.
1 – O EVENTO JÁ COMEÇOU
O evento começa assim que é adjudicado e não na data do acontecimento em si.
Contudo, há que negociar para cumprir orçamentos. Inovar e arriscar para surpreender. Delegar responsabilidades. Manter o cliente informado e sereno. E ainda, há que fazer mover todas as peças da máquina a tempo e horas – desde a aprovação do projecto até ao fim da desmontagem.
2 – PÉS NA TERRA E OUVIDOS EM TODO O LADO
A experiência ensina a antecipar quase todos os problemas, enquanto o plano está em marcha. Vamos lidando com imprevistos todos os dias. Faz parte do nosso papel saber agir flexivelmente no encontro de soluções que nos façam ultrapassar obstáculos sem comprometer o resultado final.
O bom dos imprevistos é que nos desviam do caminho mais confortável e obrigam a olhar em volta antes de dar o próximo passo.
Felizmente, muitas vezes, este passo que resulta duma ‘limitação’ pode significar uma reviravolta positiva. O resultado final talvez seja diferente do inicialmente pensado e isso não é necessariamente mau. O desvio pode tornar o resultado mais criativo e eficaz.
O segredo no encontro deste tipo de soluções está em duas premissas: ser realista e saber ouvir.
Desta forma, temos de jogar com o que temos e no tempo que temos. Por isso, sempre que nos entusiasmamos com uma ideia que parece acabar com todos os nossos problemas, é bom mantermos ‘os pés na terra’ e analisar todos os factores de impacto até confirmarmos a sua exequibilidade.
Por outro lado, nenhuma informação é secundária. Devemos ser sempre bons ouvintes. Às vezes a solução pode estar mesmo à mão na nossa memória (ou notas). Por exemplo, em referências de conversas com colegas. Ou em reuniões com fornecedores. Visitas a espaços. E ainda em sugestões de parceiros ou qualquer outro tipo de troca de informação.
Saber reter o que pode interessar na nossa área é uma capacidade que deve ser desenvolvida quotidianamente.
3 – O NONO TENTÁCULO DO EVENTO
Sempre que possível, devemos identificar um elemento da equipa como o nosso ‘braço direito’. Olhando para trás, noto que geri alguns projectos de complexidade considerável em que só eu tinha conhecimento de alguns detalhes e da implicação dos mesmos no desenrolar do evento. Isto é de uma irresponsabilidade/ingenuidade que pode colocar em causa o serviço que prestamos. Ou ainda o trabalho de toda uma equipa que, por conseguinte, pode lesar o objectivo final do evento em si.
Voltando ao tema dos imprevistos, ninguém está livre de ter um azar no dia de um evento importante, daí a importância de um ‘eu’ suplente. Ou caso não seja viável, deve-se partilhar todos os detalhes que sejam relevantes ao alinhamento.
Seja como for, nunca se deve esquecer que nesta área trabalhamos momentos, e como tal, não é possível ‘repetir’ ou voltar atrás num momento mal conseguido.
4 – A ALCATEIA
O sucesso de um evento está sempre dependente de um rol de intervenientes de variadas áreas. Assim, no processo de planeamento, é imprescindível que todos os elementos se relacionem e comuniquem entre si. Afinal a confiança faz parte de uma equipa coesa e focada no mesmo propósito.
No dia do evento, a equipa já deve funcionar em modo ‘alcateia’. Ou seja, todos os elementos devem respeitar a liderança, não só focada no objectivo final, mas também atenta ao bem-estar de todos os elementos.
5 – EU, O CLIENTE E TODOS OS OUTROS
É expectável que durante o planeamento o gestor tenha criado uma relação de proximidade e confiança com o cliente. No caso de ser o primeiro evento que se realiza com um cliente, podemos ser surpreendidos quando chega a altura de implementar tudo aquilo que minuciosamente preparámos. A ansiedade e o stress podem tomar conta até das personalidades mais afáveis.
De facto gerir um cliente durante as montagens pode ser a tarefa mais difícil de todo o processo. Não só é importante filtrar a informação que passamos, bem como estabelecer barreiras para não deixar o cliente desorientar a alcateia.
Não esquecer que também é importante lembrar aos nossos fornecedores que o cliente somos nós e, como tal, devemos ser exigentes. Mas, acima de tudo, devemos comunicar com clareza e serenidade, evitando ao máximo transmitir ansiedade que facilmente pode ser interpretada como falta de confiança.
Assim ajuda muito ter o cuidado de estabelecer relação com todos, mesmo com os que se juntam só no ensaio final. Isto ensinou-me uma cliente que, para meu espanto, quando chegou às montagens quis cumprimentar todos os que trabalhavam para o evento.
Apresentou-se e cumprimentou todos os empregados do catering, todos os técnicos da régie, os seguranças, a equipa de limpeza, a equipa da Internet, os promotores e por aí fora.
Ao início fiquei impaciente, era urgente reunirmos para fechar o alinhamento. Enquanto a observava tentando manter a calma, dei-me conta de que eu que, já ali trabalhava há mais de 9 horas, não tinha tido o mesmo cuidado. Fiquei envergonhada. Perder uns minutos com as pessoas com quem estamos a contar é de facto um acto básico e essencial, principalmente para quem pretende liderar.
Aproveitemos as montagens para começar a chamar todos pelo nome. Acima de tudo, é uma alcateia de pessoas.
6 – A RESSACA / PÓS-EVENTO
Depois de tanto tempo envolvidos num projecto, o evento em si passa num ápice, quase sem darmos por ele. Sem dúvida é a ressaca mais longa de sempre. O fim de um evento deixa inevitavelmente um vazio mas mantém-nos estupidamente preocupados e alerta mesmo depois de já ter acontecido. Mesmo que tudo tenha corrido às mil maravilhas e que venhamos para casa com uma mão cheia de elogios e momentos memoráveis, nada nos livra de um pesadelo ou outro em que embriagados de cansaço sonhamos com os mais assustadores cenários.
Por exemplo: sonhamos que a chuva cai mesmo no meio da plateia, ou que acontece uma falha de energia no recinto. Ou então os promotores fogem durante o pico da acreditação. Um copo parte-se durante o discurso do orador principal. A comida está só razoável e o bar contratado não é suficiente. O som do microfone faz eco. Ou por outra, que o sinal da Internet falha inviabilizando a videochamada em palco com a afamada estrela que não pôde estar presente.
Acordamos sobressaltados e descobrimos com alívio nada disso aconteceu, que o evento já passou.
Ainda nos doem os pés dos kms que fizemos para trás e para a frente, agitando os nossos oito tentáculos como batutas de maestro garantindo que às 19h23 a luz tenha mudado para azul. As cadeiras tenham sido retiradas de cena em menos de 30 segundos. O cliente tenha encontrado uma segunda cópia do seu discurso escondida no púlpito quando não encontrava a primeira no bolso. O promotor que estava a bocejar tenha ido descansar. Alguém tenha levado um paracetamol ao técnico de som que se queixava de dores de cabeça. Os aperitivos estivessem quentes e os aventais sem vincos. O artista convidado tenha o motorista à porta no segundo em que saiu do palco.
Entre outras proezas das quais não nos queremos gabar.
E assim ficamos 2 ou 3 dias, dependendo da intensidade e período de preparação desta série de episódios, que compõem um evento.
7 – CONCLUSÃO
Seja como for, os eventos dão sempre ressaca; mais ou menos intensa.
Os bons eventos, dão tanta ressaca quanto energia suficiente para abraçarmos o próximo.
Por fim deixo-vos três dos eventos que mais gostei de fazer:
