O nosso sector, e particularmente a Multilem, não trabalha com a logística comum de europalete, mas sim com um conjunto de medidas e formatos diferentes entre si, peças customizadas para clientes e materiais diversos que, somados, aumentam a especificidade de cada tarefa e o desafio de todas as operações do dia a dia. E são vários os exemplos: O nosso produto final nem sempre vai acabado. Temos que organizar um puzzle que conta com paredes, estrado, grades, complementos em ferro lacado, peças de mobiliário pintado, estofado ou decorado, loiças, pesadas suspensões com materiais mais ou menos frágeis, ferramentas e outros materiais, cada qual em fases de acabamento diferentes. Uns prontos e outros em estado “bruto”, características distintas que nos obrigam a exigentes operações nas diversas fases de preparação e finalização do processo de logística: No embalamento; na definição do espaço de separação; no estudo da localização exacta dos objectos no camião (e em que camião seguirá, no primeiro, no segundo, terceiro…); no planeamento da carga, tendo em conta as especificidades de cada local de montagem; e não menos importante, o regresso do material ao armazém.
E aqui começa uma nova fase, um novo momento chave da logística. Quando o material regressa ao armazém tem que passar obrigatoriamente, e em primeiro lugar, pela triagem onde é revisto e onde se analisam todas as condições do mesmo. Aqui conseguimos medir o quão eficientes somos no aproveitamento de material e além disso testa a nossa capacidade e rapidez de reparação – quando necessária – e preparação porque sabemos que em breve o material vai ter que voltar a sair do armazém.
Por serem muito variadas as tarefas do nosso departamento de logística e os projectos que temos em mãos, não podemos se não estar sempre prontos e de mangas arregaçadas para qualquer desafio. Lembro-me de vários: transportar de Lisboa até Madrid 250 manjericos num carro 16h antes da feira abrir (para estarem frescos), levar 2 contentores marítimos dentro de um camião TIR para Helsínquia a 2h de um evento abrir portas, ir buscar loiças extra mesmo antes do evento começar porque são necessárias mais mesas que o previsto, e por aí fora.
É desafiante, mas também estimulante e por isso não podemos ter um, mas sim vários eixos de acção. Os nossos projectos a isso nos obrigam e é aqui que vamos mais além. Temos a cargo a gestão de mercadorias internas e externas; os armazéns e as instalações; a colaboração com o departamento de compras; a mobilidade das pessoas a nível nacional, com a nossa frota, e internacionalmente com as viagens; as disponibilidades de material e ainda o apoio incondicional a todos os departamentos da empresa.
No entanto o dia a dia do departamento de logística transformou-se por completo durante a pandemia, tal como aconteceu com os outros departamentos e a tantas outras empresas. Devido ao lockdown as feiras e os eventos presenciais, dois dos nossos grandes pilares de actuação, foram cancelados, tudo ficou parado, mas nós não podíamos baixar os braços e outros desafios surgiram.
Encarámos o período de pausa nas entradas e saídas de material para nos focarmos no melhoramento das diversas funções de armazém; repensámos toda a preparação do nosso material: limpeza, acomodação e embalamento, alocação de recursos, definição de espaços, mapeamento de todos os armazéns e melhoramento da nossa carpintaria com a criação de mais espaços de trabalho.
Desarrumamos os nossos dois armazéns, dispusemos o material de duas e três formas diferentes antes de concluirmos qual a disposição óptima para o futuro. Envolvemos pessoas de departamentos e funções diferentes nas várias tarefas, etiquetamos, fotografamos, paletizamos, reordenámos, planificámos e no final concretizamos a nossa fórmula para o sucesso.
E foi com enorme orgulho que vi as pessoas do meu departamento participarem também em projectos internos e de melhoramento não só do armazém, mas da carpintaria e dos escritórios fazendo uso das nossas inúmeras valências internas: desde serralharia à criação de peças personalizadas, inputs de organização e, sobretudo, vontade de melhorar para virar a página e ter a nossa estrutura ainda mais preparada para o futuro.
E tão fundamental como ter espaços físicos definidos e organizados é ter uma comunicação interna fluída entre todas as partes envolvidas num determinado projecto. Optimizamos assim as ferramentas de comunicação interna para que possamos trabalhar com antecipação e maior envolvência e informação de todos.
Sabemos porém que, para colocarmos todos os planos traçados em prática, teremos que respeitar novos métodos e novas rotinas e assim sim garantir que todo o processo, de A a Z é um sucesso.
Passado mais de um ano, podemos concluir desde já que este refresh no departamento de logística nos permitiu estar desde logo preparados para o tão desejado regresso das feiras e eventos presenciais que finalmente começam a realizar-se.
Não deixem por isso de acompanhar as nossas viagens porque já voltámos à estrada.
Leia o último artigo sobre História, Evolução e Desafios da Multilem España escrito por Gonzalo Barbadillo aqui.
